Présentation privée : https://www.slideshare.net/secret/xcFZHR5PWbXxci/
Restitution accompagnement du changement PTE david_dufour_19092018
1. 01/10/2018 - Page 1 2423 - Programme PTE (Poste Travail Etat) Accompagnement au changement Séance de travail n°3 Restitution David-Dufour 19/09/2018 Josselin Haller, Alain Afsary, Willi Studer Direction générale des systèmes d'information et du numérique Département des Infrastructures
2. 01/10/2018 - Page 2 Déroulement de la journée • Introduction par Willi Studer • Retour par Paulo Marques Da Silva et Denis Aydin sur la première séance Kick‐off DGT du 12/09, rappel des grandes lignes et présentation d'un PAQ, permettant aux participants de poser librement leurs questions en direct. • État des lieux par Alain Afsary du chantier "Communication" et "Contenu de formation" en collaboration avec Yann Goy, afin d'exposé l'orientation et le travail accompli. • Willi Studer a organisé le groupe en 3 ateliers: Processus & objectifs, Formation & tangibles, Communication & état d’esprit. Afin d’obtenir une meilleure dynamique possible, les participants avaient le choix libre pour les groupes de travail. La présentation se faisait devant Paulo Marques Da Silva et Denis Aydin dans un rôle de représentants d’un client. Ce scénario permettait aux uns de sortir de leur rôle attitré, et aux autres de se projeter vers un receveur de message le plus proche de la réalité que possible. • Chaque groupe a livré, et présenté, une fiche de suivi correspondant à l'axe de travail choisi. • En clôture de ce workshop, Paulo Marques Da Silva a remercié le groupe pour le travail accompli, la participation active et la motivation dont chacun a fait preuve.
3. 01/10/2018 - Page 3 2 Séquence de travail en groupe Recenser l'existant, décrire l'objectif et poser les jalons qui permettent de l'atteindre. Présenter le travail du groupe à Paulo et Denis qui jouent le rôle du client. Axes de travail : Processus & objectifs État d'esprit & communication Formation & tangibles
4. 01/10/2018 - Page 4 Fiche de suivi : Processus & objectifs Décrire la situation/ le défi – Processus élaboré par DGSIN et appliqué au pilote DGT – Travail de qualité Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif) – Disposer d’un processus V2 complété à appliquer aux futurs déploiements – Faciliter/optimiser le travail de chacun – Amélioration de la documentation des postes de travail non standard dans les référentiels de la DGSIN – Volonté d’industraliser l’intégralité des applications et éviter d’industrialiser les applications obsolètes – Le projet PTE s’aligne avec les initiatives récurrentes DGSIN (Software Asset Management, inventaires) … vers l’objectif Béatrice Guillaume Philippe Barmettler (co resp.) Yves Dell'Acqua (co resp.) De la situation actuelle / du défi actuel
5. 01/10/2018 - Page 5 Procédure d’exploitation post migration Novembre 2018 Inventaire pack v1 Diffusion des documents de comm. Octobre 2018 Coordination Décrire la coordination necessaire avec d’autres – Qui coordonne la constitution de l’équipe (avant kickoff) ? – Parties prenantes à définir par le métier – … Prochaine étape/ jalon Décrire l’implementation – Mesures : définir la procédure d’exploitation opérationnelle de SCCM post migration pour limiter le nombre d’applications couteuses ou honéreuses non utilisées (challenge d’une reinstallation 1 pour 1) – Jalon 1 Inventaire – affiner le fichier pack v1 : applications et postes spécifiques (scanner, droits admin, logiciels hors catalogue, postes mutualisés) / Timing : pourrait se faire avant le kickoff ? – Clarifier la diffusion des éléments de communication tout au long du processus : quoi quand par qui ? Fiche de suivi : Processus & objectifs Béatrice Guillaume Philippe Barmettler (co resp.) Yves Dell'Acqua (co resp.)
6. 01/10/2018 - Page 6 Vue d’ensemble des objectifs: Synthèse
7. 01/10/2018 - Page 7 Fiche de suivi : État d'esprit & communication Décrire la situation/ le défi Etat d'esprit – Impression de vivre dans le passé – Volonté de changements (planning 2019) – On fait rêver, on éveille la curiosité – DGSIN, DOSI, Métier, … Communication – Ebauche du site de communication Commun – Aspect impersonnel – Encore un peu trop de silot (exemple: SCD/OPE) Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif) Etat d'esprit – Souhait de vivre dans le présent, voire dans le futur – Le rêve doit devenir réalité, la curiosité doit se matérialiser, devenir concrète: forum Super-U, Ateliers, etc. – Sophie, Cynthia, Alain, Alexandre Communication – Valider et présenter le site de communication au Forum Super-U du 11 octobre 2018 – Point d'entrée unique, site en évolution avec la contribution de tous Commun – Donner du sens, personnifier les acteurs du projet, améliorer les contacts – Plus de transversalité, volonté de transparence, cela doit devenir un réflexe De la situation actuelle / du défi actuel … vers l’objectif Cynthia Calapez Sophie Vergara-Meissner Alain Afsary (resp.) Alexandre Pindao
8. 01/10/2018 - Page 8 Création de la communauté Acteurs PTE Novembre/ décembre 2018 Déploiement DGT Début novembre 2018 Forum Super-U 11 octobre 2018 Site intranet 4 octobre 2018 Coordination Décrire la coordination necessaire avec d’autres – Qui coordonne : Alain et équipe, les représentants d'atelier, groupe de travail "accompagnement au changement" – Interfaces impliquées : Intranet, espaces collaboratifs, ateliers – Parties prenantes – … Prochaine étape/ jalon Décrire l’implementation – Communauté des acteurs PTE, échanges et retours d'expériences – Timing : T4 2018 – Jalons : Forum Super-U et mise en ligne du site de communication, ateliers – Contenus & objectifs : implication de tous – Audience : Super-U et tous les collaborateurs – Messagers Fiche de suivi : État d'esprit & communication Cynthia Calapez Sophie Vergara-Meissner Alain Afsary (resp.) Alexandre Pindao Industrialisation Janvier 2019
9. 01/10/2018 - Page 9 Fiche de suivi : Formation & tangibles Décrire la situation/ le défi – Formaliser un concept de communication entre les différents outils/informations de support/formation – Pouvoir communiquer sur un point d'entrée unique – Capitaliser sur le centre de documentation Etat – Développer des formations "Savoir faire" / "Développement d'une compétence" Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif) – Formaliser le concept global de communication & faire valider – Faciliter l'accès aux pages DGSIN / PTE depuis le portail Intranet – Documenter dans le centre de documentation des services standards DGSIN (Action PTE) De la situation actuelle / du défi actuel … vers l’objectif Gilles Barthelet Yann Goy (resp.) Bertrand Mercier David Leibzig Patrick Pache Josselin Haller
10. 01/10/2018 - Page 10 Financement des développements décidés par l’OPE > 2019 Comité de gouvernance OPE (LMS) pour PTE Janvier 2019 Documentation fonctionnalités Novembre 2018 Coordination Décrire la coordination necessaire avec d’autres – PTE + Gest. services > Doc – PTE > Insertion espace Intranet Etat – Remontée des besoins de formation > ateliers > Super/Hyper-U > questionnaires satisfation J+1mois > enquête large échelle > feedback management - Envisager un support local 2x/semaine entre midi et deux support local ; stratégie de réalisation qui dépend de chaque atelier (soit DGSIN, soit métier) Prochaine étape/ jalon Décrire l’implementation – PTE documente les fonctionnalités dans le centre de documentation (novembre 2018) – L'OPE monte un comité de gouvernance du LMS qui permette de définir les besoins en termes de développement de compétences (janv. 2019) – L'OPE finance le développement des formations décidées par la gouvernance (si il y en a) > 2019 Fiche de suivi : Formation & tangibles Gilles Barthelet Yann Goy (resp.) Bertrand Mercier David Leibzig Patrick Pache Josselin Haller
11. 01/10/2018 - Page 11 2 Intranet Etat / Pages DGSIN Pages DGSIN / pages projets Organisation matériel de support/formation 11 Centre de documentation utilisateur Documentation Editeurs sur Internet Pages DGSIN / pages PTE MISEFI E‐démarches Pages obtenir de l'aide Pages description missions Catalogue de services DGSIN (site intranet) Guide Documentations FAQ DGSIN Etat major DGSIN Gest. Service DGSIN Gest. Service Présentation Planning Avoir de l'aide Info nouveaux services ou changements Wiki Super‐U Learning Management System (LMS) Webinaire Auto‐formation Développer ses compétences Infos news projet Consulter le catalogue des services Infos nouvelles formations DGSIN + OPE DGSIN Projet PTE Point d'entrée unique Feedback utilisateurs Feedback ateliers Feedback collaborateurs / communautés Formation présentielle
12. 01/10/2018 - Page 12 2 Prochaines étapes ‐ Restitution du matériel de la 3ème séance de travail ‐ Organisation d‘un appel de suivi organisé par Josselin avec les responsables des 3 groupes à fin octobre, et à fin novembre (conférence téléphonique ou séance en présentiel) ‐ Retour d‘expérience et bilan au sujet de l‘Accompagnement du changement & Formation suite au pilote DGT (à planifier avec P. Verhoeven et P. Pache) ‐ Planification de la mise à disposition en continue des outils de l‘Accompagnement du changement & Formation et des ressources éventuelles pour les ateliers départementaux
13. 01/10/2018 - Page 13 2 Organisation SPONSOR Claude Minetto MANDANT Marc Vachoux Coordination Josselin Haller Formation & tangibles Gilles Barthelet Yann Goy (resp.) Bertrand Mercier David Leibzig Patrick Pache Josselin Haller État d'esprit & communication Alain Afsary (resp.) Sophie Vergara-Meissner Cynthia Calapez Alexandre Pindao Processus & objectifs Yves Dell'Acqua (resp.) Philippe Barmettler (resp.) Béatrice Guillaume Sylvain Castellani RESPONSABLE PROGRAMME Paulo Marques Da Silva COPIL Marc Vachoux Claude Minetto Paulo Marques Da Silva Sandra Carles Jean-Luc Corsini Jean-Paul Belgeri Paul Schaer
14. 01/10/2018 - Page 14 MERCI POUR VOTRE PRECIEUSE COLLABORATION Direction générale des systèmes d'information et du numérique Département des Infrastructures